「職場の教養の感想日記」ユーアンドミークリエイトの社長ブログ

何かの会議をやるとき、資料が手元にたくさん。
それぞれがメモ帳を取り出し各々で議事録を作成。
そんなことやってませんか？
これ、むちゃくちゃ危険なことなんです。

何が危険なのか。
会議で発言されたことをそれぞれの解釈でメモをしていると、その解釈の違いやメモをし忘れたことなどから「言った・言わない」の水掛け論が始まっちゃうんです。
また、会議後に書記が手元にメモしたものを議事録として使用すると、その内容はあくまでも書記の判断なので、会議内容のすべてを網羅しているとは限りませんからね。
会議直後に議事録を確認したときには「
これでいいや」
って思っていても、後日
「そういやあのときにこんな発言をしたはずだけど、どこにも書かれていないぞ」
なんてことが起こるのはざらなんです。

ではどうすればいいのか？

これは「発言内容をその場でホワイトボードに書く」ことです。
一言一句すべてを書く必要はありません。

「○○が××」
という二語文をベースとして手短に書いて下さい。
ホワイトボードなど、参加者全員が見ることができるようにすることで、

・発言者が言ったことを全員理解してくれたかを確認できる
・発言や決議に関しての漏れがなくなる
・参加者全員が共通認識を持てるため解釈の違いがなくなる
・後日「言った・言わない」の水掛け論がなくなる

というメリットがあります。

特に「誰が、いつまでに、何を、どのように…」といった５Ｗ１Ｈの決議は忘れずに書いて下さいね。